أفضل 10 نصائح لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة
 |
| أفضل 10 نصائح لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة |
في الوقت الحاضر ، نتواصل أكثر فأكثر عبر البريد الإلكتروني. نستخدم التواصل عبر البريد الإلكتروني لكتابة شيء ما للأصدقاء أو الأقارب أو الزملاء أو العملاء. أيا كان المتلقي لبريدك الإلكتروني ، فقد أصبح من المهم للغاية أن تكتب البريد الإلكتروني بشكل فعال. كما تعلم ، من خلال كتابة بريد إلكتروني فعال ، يمكنك توفير وقتك ووقت الشخص الآخر ويمكنك كسب المزيد من الثقة والثقة من الطرف الآخر.
قدم الرد على البريد الإلكتروني في أقرب وقت ممكن
المزيد والمزيد من الناس يتصلون ببعضهم البعض عبر البريد الإلكتروني. حتى لو ذكروا بشكل مباشر أم لا ، فإنهم يتوقعون ردودًا سريعة. تشير إحدى الدراسات التي أجرتها Jupiter Research إلى أن 35٪ من العملاء يتوقعون الرد في غضون ست ساعات ، بينما يتوقع 55٪ ردًا في غضون 24 ساعة. على الرغم من أن العديد من الأشخاص يركزون على وقت الاستجابة ، إلا أن المحتوى لا يقل أهمية. أشارت نفس الدراسة إلى أن عدم وجود استجابة شاملة (45٪) سيؤدي إلى أن ينظر العملاء عبر الإنترنت إلى الشركة بشكل سلبي عند التفكير في عمليات الشراء المستقبلية.
تعلم فن كتابة البريد الإلكتروني
ستنشئ رسائل البريد الإلكتروني سيئة الصياغة رسائل بريد إلكتروني إضافية ذهابًا وإيابًا ، والتي من المحتمل أن تستهلك المزيد من وقتك. والأسوأ من ذلك ، يمكنهم توجيه مكالمات غير ضرورية إلى أكثر قنواتك تكلفة - هاتفك. وعند هذه النقطة ، لا بد أن يشعر العملاء بالغضب والإحباط.
فيما يلي بعض النصائح لكتابة ردود البريد الإلكتروني التي تكون شاملة ومناسبة:
1. نسّق إجابتك بحيث تكون سهلة القراءة على الشاشة. لا تكتب بريدًا إلكترونيًا باستخدام جمل طويلة جدًا ، والتي تكون طويلة أفقيًا. يجب أن يكون كل سطر قصيرًا. من الناحية المثالية ، اكتب 5-6 كلمات في كل سطر فقط وليس أكثر من ذلك.
2. تأكد من أن سطر الموضوع موجز وهادف للمستلم ... وليس مجرد عام
"رد من فريق التسويق" ولكن كن حذرًا أيضًا بحيث لا يبدو أنه بريد عشوائي.
3. لديك موضوع واحد في كل فقرة. اذكر هذا بشكل منفصل بخطوط فارغة ، حتى يسهل قراءته وفهمه.
4. كن موجزا. استخدم أقل عدد ممكن من الكلمات لنقل رسالتك. المزيد ليس أفضل عندما
يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني. لا يُنظر إلى البريد الإلكتروني على أنه رسالة إلكترونية.
5. استخدم الجمل التقريرية البسيطة. اكتب لجمهور الصف الثالث أو الرابع ،
خاصة إذا كنت تنشئ نماذج يتم إرسالها تلقائيًا. أنت لا تعرف
المستوى التعليمي للمرسل الخاص بك أو مستوى ارتياح المرسل للغة الإنجليزية.
6. كن حساسًا لهجة البريد الإلكتروني الأصلي. إذا كان المرسل مستاءً بسبب خطأ في
الجزء الخاص بك ، الاعتراف بالخطأ. اذكر بوضوح ما تفعله لتصحيح الموقف.
7. تأكد من إجابتك على جميع الأسئلة المطروحة في الاستفسار الأصلي. إجابة جزئية
يحبط المرسل وينتج عنه جهات اتصال إضافية. كما أنه يجعل الشركة ترسل
تبدو الاستجابة غير كفؤة.
8. وضّح الإجراءات التي ستتخذها بعد ذلك ومتى يتوقع الكاتب ذلك
جهة الاتصال التالية منك.
9. لا تطلب رقم طلب / رقم حالة أو أي معلومات قديمة تتذكرها من عقلك فقط عندما يتم تضمين واحد في البريد الإلكتروني الأصلي ... يبدو الأمر أساسيًا جدًا ، ولكن في بعض الأحيان يفوت الناس معلومات واضحة جدًا في البريد الإلكتروني.
10. لا تخبر المرسل فقط بالذهاب إلى موقع الويب الخاص بك. في كثير من الحالات ، لقد تم بالفعل
موقع الويب ولم يتمكنوا من العثور على الإجابات التي كانوا يبحثون عنها. إذا كنت تريدهم أن يذهبوا.
تعليقات
إرسال تعليق